De meeste ondernemers ervaren het aannemen van de eerste werknemer als een grote uitdaging. Bij het aannemen van een werknemer, vooral als het de eerste werknemer is, komen veel zaken kijken. Voor de werknemer en ondernemer moet veel geregeld worden, van verzekeringen tot een arbeidsovereenkomst.
De arbeidsovereenkomst
Volgens de Belastingdienst is er pas sprake van een werknemer als de werknemer tenminste drie opeenvolgende maanden binnen het bedrijf gewerkt heeft, loon ontvangt, er sprake van een gezagsverhouding is, twintig uur per maand werkt en een arbeidsverplichting heeft. In dat geval dient er een arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en werknemer te worden opgesteld.
Een arbeidsovereenkomst mag in theorie mondeling worden opgesteld. Het is echter verstandiger om dit schriftelijk te doen zodat de afspraken voor beide partijen helder zijn. In een arbeidsovereenkomst dienen behalve de gebruikelijke basisinformatie (NAW-gegevens, locatie etc.) de onderstaande zaken te worden besproken;
- Functieomschrijving
- Datum van indiensttreding
- Duur van de overeenkomst
- Vakantie-afspraken
- Salaris en uitbetaling hiervan
- Arbeidsduur
- Pensioenregeling
- Indien van toepassing CAO
- Proeftijd
- Opzegtermijn
- Arbeidsongeschiktheid
- Identificatieplicht
De kosten
Als werkgever komen er verschillende kosten bij een werknemer kijken. De meest voorkomende kosten zijn;
- Vakantiegeld
- 13e maand
- Ziektekosten
- Reiskosten
- Pensioenfonds
- Scholing
- Loonkosten
Per branche en CAO kan de samenstelling van deze kosten sterk verschillen. De meeste CAO’s geven vooraf aan wat de gebruikelijke voorwaarden binnen een arbeidsovereenkomst zijn. Dit heeft direct invloed op de kosten die maandelijks voor een werknemer worden gemaakt.
Loonkosten
Over het algemeen kan als werkgever rekening worden gehouden met 30% extra loonkosten dan het brutoloon dat de werknemer ontvangt. Deze extra 30% bevat verzekeringen en andere kosten. Ook dient rekening te worden gehouden met vakantiegeld (circa 8% van het brutoloon) en een eventuele dertiende maand.
Loonheffingen
Naast de gebruikelijke loonkosten dient de werkgever loonheffingen af te dragen aan de Belastingdienst. Deze loonheffingen bestaan uit de loonbelastingen, zorgpremies, bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies voor de werknemersverzekeringen (WW en WAO).
Loonadministratie
Bij het in dienst nemen en houden van werknemers komt een extra administratieplicht kijken, ook wel loonadministratie genoemd. Loonadministratie bevat onder andere de loonstaat, – strook en opgave. De Belastingdienst verplicht werkgevers dit voor alle jaren bij te houden. De meeste werkgevers laten de loonadministratie verzorgen door een aangewezen HR-personeelslid of een externe partij aangezien hier veel complexiteit bij komt kijken.
Verzekeringen
Behalve de gebruikelijke werknemersverzekeringen kunnen werkgevers kiezen om extra verzekeringen af te sluiten om de risico’s te beperken. In het beginsel is de aansprakelijkheidsverzekering die op een eenmanszaak berust alleen voor de schade vanuit de ondernemer van toepassing. Door ook werknemers in deze verzekering mee te nemen, is ook de schade die eventueel vanuit personeelsleden ontstaat inbegrepen.
Daarbij kunt u als werkgever uit een scala aan andere verzekeringen kiezen om de risico’s verder te beperken, waaronder;
- WAO-verzekeringen
- Collectieve ongevallenverzekeringen
- Pensioenverzekeringen
- Ziekteverzuimverzekeringen
De rendabiliteit van dergelijke verzekeringen hangt sterk af van de branche en de omvang van het personeelsbestand. Het is daarom verstandig de mogelijkheden met een adviseur te bespreken.
